๐ MS-Excel 2021: Practical Questions Set
Master your spreadsheet skills! Here is a complete guide to essential MS-Excel 2021 functions and shortcuts, step-by-step.
๐ Part 1: File Menu
❓ 1. How to create a new blank workbook?
๐น Click File, select New, and then click Blank workbook.
๐ธ File เคैเคฌ เคชเคฐ เค्เคฒिเค เคเคฐें, New เคुเคจें, เคเคฐ เคซिเคฐ Blank workbook เคชเคฐ เค्เคฒिเค เคเคฐें।
❓ 2. How to open an existing saved Excel file?
๐น Go to File > Open. Click Browse to find the file on your computer, select the file, and click Open.
๐ธ File > Open เคชเคฐ เคाเคं। เค
เคชเคจे เคंเคช्เคฏूเคเคฐ เคชเคฐ เคซाเคเคฒ เคขूंเคขเคจे เคे เคฒिเค Browse เคชเคฐ เค्เคฒिเค เคเคฐें, เคซाเคเคฒ เคुเคจें เคเคฐ Open เคชเคฐ เค्เคฒिเค เคเคฐें।
❓ 3. How to save a workbook?
๐น Go to File > Save or press Ctrl + S. If saving for the first time, choose a location and name the file.
๐ธ File > Save เคชเคฐ เคाเคं เคฏा Ctrl + S เคฆเคฌाเคं। เคฏเคฆि เคชเคนเคฒी เคฌाเคฐ เคธेเคต เคเคฐ เคฐเคนे เคนैं, เคคो เคฒोเคेเคถเคจ เคुเคจें เคเคฐ เคซाเคเคฒ เคो เคจाเคฎ เคฆें।
❓ 4. How to save a file with a different name or format (Save As)?
๐น Go to File > Save As. Choose a location, select the desired format from the Save as type dropdown, give it a new name, and click Save.
๐ธ File > Save As เคชเคฐ เคाเคं। เคเค เคฒोเคेเคถเคจ เคुเคจें, Save as type เคก्เคฐॉเคชเคกाเคเคจ เคธे เคตांเคिเคค เคซॉเคฐ्เคฎेเค เคुเคจें, เคจเคฏा เคจाเคฎ เคฆें เคเคฐ Save เคชเคฐ เค्เคฒिเค เคเคฐें।
❓ 5. How to export an Excel sheet as a PDF?
๐น Go to File > Export > Create PDF/XPS Document. Click the Create PDF/XPS button, choose a location, and click Publish.
๐ธ File > Export > Create PDF/XPS Document เคชเคฐ เคाเคं। Create PDF/XPS เคฌเคเคจ เคชเคฐ เค्เคฒिเค เคเคฐें, เคฒोเคेเคถเคจ เคुเคจें เคเคฐ Publish เคชเคฐ เค्เคฒिเค เคเคฐें।
❓ 6. How to print an Excel sheet?
๐น Go to File > Print or press Ctrl + P. Check your print settings and click the Print button.
๐ธ File > Print เคชเคฐ เคाเคं เคฏा Ctrl + P เคฆเคฌाเคं। เค
เคชเคจी เคช्เคฐिंเค เคธेเคिंเค्เคธ เคी เคाँเค เคเคฐें เคเคฐ Print เคฌเคเคจ เคชเคฐ เค्เคฒिเค เคเคฐें।
๐ Part 2: Home Tab
❓ 1. How to use Cut, Copy, and Paste?
๐น Select the cell, press Ctrl+X to Cut or Ctrl+C to Copy. Go to the destination cell and press Ctrl+V to Paste.
๐ธ เคธेเคฒ เคुเคจें, Cut เคे เคฒिเค Ctrl+X เคฏा Copy เคे เคฒिเค Ctrl+C เคฆเคฌाเคं। เคกेเคธ्เคिเคจेเคถเคจ เคธेเคฒ เคชเคฐ เคाเคं เคเคฐ Paste เคเคฐเคจे เคे เคฒिเค Ctrl+V เคฆเคฌाเคं।
❓ 2. How to use Format Painter?
๐น Select the source cell, click Format Painter in the Home tab, and then select the destination cell.
๐ธ เคธोเคฐ्เคธ เคธेเคฒ เคुเคจें, Home เคैเคฌ เคฎें Format Painter เคชเคฐ เค्เคฒिเค เคเคฐें, เคเคฐ เคซिเคฐ เคกेเคธ्เคिเคจेเคถเคจ เคธेเคฒ เคुเคจें।
❓ 3. How to change font style, size, and color?
๐น Select the text, use Font, Font Size, and Font Color options in the Font group of the Home tab.
๐ธ เคेเค्เคธ्เค เคुเคจें, Home เคैเคฌ เคे Font เค्เคฐुเคช เคฎें เคाเคเคฐ Font, Font Size เคเคฐ Font Color เคตिเคเคฒ्เคชों เคा เคเคชเคฏोเค เคเคฐें।
❓ 4. How to use Fill Color and Font Color?
๐น Select the cell, click Fill Color or Font Color icon in the Font group of the Home tab, and choose your color.
๐ธ เคธेเคฒ เคुเคจें, Home เคैเคฌ เคे Font เค्เคฐुเคช เคฎें Fill Color เคฏा Font Color เคเคเคเคจ เคชเคฐ เค्เคฒिเค เคเคฐें เคเคฐ เค
เคชเคจा เคฐंเค เคुเคจें।
❓ 5. How to apply Borders to cells?
๐น Select the cells, click the Borders dropdown in the Font group of the Home tab, and choose the required border style.
๐ธ เคธेเคฒ เคुเคจें, Home เคैเคฌ เคे Font เค्เคฐुเคช เคฎें Borders เคก्เคฐॉเคชเคกाเคเคจ เคชเคฐ เค्เคฒिเค เคเคฐें เคเคฐ เค
เคชเคจी เคเคฐूเคฐเคค เคे เค
เคจुเคธाเคฐ เคฌॉเคฐ्เคกเคฐ เคธ्เคाเคเคฒ เคुเคจें।
❓ 6. How to change text alignment (Left, Center, Right, Merge & Center)?
๐น Select cells and use alignment options in the Alignment group of the Home tab, or click Merge & Center to combine cells.
๐ธ เคธेเคฒ เคुเคจें เคเคฐ Home เคैเคฌ เคे Alignment เค्เคฐुเคช เคฎें เคाเคเคฐ เค
เคฒाเคเคจเคฎेंเค เคตिเคเคฒ्เคช เคुเคจें, เคฏा เคธेเคฒ्เคธ เคो เคंเคฌाเคเคจ เคเคฐเคจे เคे เคฒिเค Merge & Center เคชเคฐ เค्เคฒिเค เคเคฐें।
❓ 7. How to use Wrap Text to fit text in a cell?
๐น Select the cell and click Wrap Text in the Alignment group of the Home tab.
๐ธ เคธेเคฒ เคुเคจें เคเคฐ Home เคैเคฌ เคे Alignment เค्เคฐुเคช เคฎें Wrap Text เคชเคฐ เค्เคฒिเค เคเคฐें।
❓ 8. How to format numbers (Currency, Percentage, Date)?
๐น Select the cell, go to the Number group in the Home tab, and select the desired format from the dropdown.
๐ธ เคธेเคฒ เคुเคจें, Home เคैเคฌ เคे Number เค्เคฐुเคช เคฎें เคाเคं เคเคฐ เคก्เคฐॉเคชเคกाเคเคจ เคธे เค
เคชเคจा เคชเคธंเคฆीเคฆा เคซॉเคฐ्เคฎेเค เคुเคจें।
❓ 9. How to use Conditional Formatting?
๐น Select the data, click Conditional Formatting in the Styles group of the Home tab, and choose a rule.
๐ธ เคกेเคा เคुเคจें, Home เคैเคฌ เคे Styles เค्เคฐुเคช เคฎें Conditional Formatting เคชเคฐ เค्เคฒिเค เคเคฐें เคเคฐ เคोเค เคจिเคฏเคฎ เคुเคจें।
❓ 10. How to insert or delete rows and columns?
๐น Right-click on the row or column header and select the Insert or Delete option.
๐ธ เคฐो เคฏा เคॉเคฒเคฎ เคนेเคกเคฐ เคชเคฐ เคฐाเคเค เค्เคฒिเค เคเคฐें เคเคฐ Insert เคฏा Delete เคตिเคเคฒ्เคช เคुเคจें।
❓ 11. How to use the AutoSum feature?
๐น Select the cell next to your data, click AutoSum in the Editing group of the Home tab, and press Enter.
๐ธ เคกेเคा เคे เคฌเคเคฒ เคตाเคฒी เคธेเคฒ เคुเคจें, Home เคैเคฌ เคे Editing เค्เคฐुเคช เคฎें AutoSum เคชเคฐ เค्เคฒिเค เคเคฐें เคเคฐ Enter เคฆเคฌाเคं।
❓ 12. How to Sort and Filter data?
๐น Select the data range, click Sort & Filter in the Editing group of the Home tab, and choose Sort or Filter.
๐ธ เคกेเคा เคฐेंเค เคुเคจें, Home เคैเคฌ เคे Editing เค्เคฐुเคช เคฎें Sort & Filter เคชเคฐ เค्เคฒिเค เคเคฐें เคเคฐ Sort เคฏा Filter เคुเคจें।
❓ 13. How to use Find and Replace?
๐น Press Ctrl+F to find or Ctrl+H to replace, type the text in the dialog box, and click Find Next or Replace.
๐ธ Find เคे เคฒिเค Ctrl+F เคฏा Replace เคे เคฒिเค Ctrl+H เคฆเคฌाเคं, เคกाเคฏเคฒॉเค เคฌॉเค्เคธ เคฎें เคेเค्เคธ्เค เคฒिเคें เคเคฐ Find Next เคฏा Replace เคชเคฐ เค्เคฒिเค เคเคฐें।
❓ 14. How to use AutoFill and Flash Fill?
๐น Select the cell and drag the fill handle (bottom-right corner) for AutoFill. Use Ctrl+E for Flash Fill to automatically separate or combine data.
๐ธ เคธेเคฒ เคुเคจें เคเคฐ AutoFill เคे เคฒिเค เคซिเคฒ เคนैंเคกเคฒ (เคจिเคเคฒा-เคฆाเคฏां เคोเคจा) เคो เคींเคें। เคกेเคा เคो เคเคोเคฎैเคिเค เคคเคฐीเคे เคธे เค
เคฒเค เคฏा เคंเคฌाเคเคจ เคเคฐเคจे เคे เคฒिเค Flash Fill (Ctrl+E) เคा เคเคชเคฏोเค เคเคฐें।
❓ 15. How to use Format as Table?
๐น Select the data range, go to the Home tab, click Format as Table, and choose a style to apply professional formatting.
๐ธ เคกेเคा เคฐेंเค เคुเคจें, Home เคैเคฌ เคชเคฐ เคाเคं, Format as Table เคชเคฐ เค्เคฒिเค เคเคฐें เคเคฐ เคช्เคฐोเคซेเคถเคจเคฒ เคซॉเคฐ्เคฎेเคिंเค เคฒाเคू เคเคฐเคจे เคे เคฒिเค เคोเค เคธ्เคाเคเคฒ เคुเคจें।
๐ Part 3: Insert Tab
❓ 1. How to insert a Pivot Table?
๐น Go to the Insert tab, click PivotTable in the Tables group, select your data range, and click OK.
๐ธ Insert เคैเคฌ เคชเคฐ เคाเคं, Tables เค्เคฐुเคช เคฎें PivotTable เคชเคฐ เค्เคฒिเค เคเคฐें, เค
เคชเคจा เคกेเคा เคฐेंเค เคुเคจें เคเคฐ OK เคชเคฐ เค्เคฒिเค เคเคฐें।
❓ 2. How to insert a Table?
๐น Go to the Insert tab, click Table in the Tables group, select your data range, and click OK.
๐ธ Insert เคैเคฌ เคชเคฐ เคाเคं, Tables เค्เคฐुเคช เคฎें Table เคชเคฐ เค्เคฒिเค เคเคฐें, เค
เคชเคจा เคกेเคा เคฐेंเค เคुเคจें เคเคฐ OK เคชเคฐ เค्เคฒिเค เคเคฐें।
❓ 3. How to insert Pictures and Shapes?
๐น Go to the Insert tab, click Pictures or Shapes in the Illustrations group, and select the desired image or shape.
๐ธ Insert เคैเคฌ เคชเคฐ เคाเคं, Illustrations เค्เคฐुเคช เคฎें Pictures เคฏा Shapes เคชเคฐ เค्เคฒिเค เคเคฐें เคเคฐ เคฎเคจเคाเคนी เคเคฎेเค เคฏा เคถेเคช เคुเคจें।
❓ 4. How to insert different types of Charts (Column, Pie, Line)?
๐น Select your data, go to the Insert tab, choose a chart type from the Charts group, and click it.
๐ธ เค
เคชเคจा เคกेเคा เคुเคจें, Insert เคैเคฌ เคชเคฐ เคाเคं, Charts เค्เคฐुเคช เคธे เคाเคฐ्เค เคा เคช्เคฐเคाเคฐ เคुเคจें เคเคฐ เคเคธ เคชเคฐ เค्เคฒिเค เคเคฐें।
❓ 5. How to insert a Hyperlink?
๐น Select the cell, press Ctrl+K, type the address in the Address box, and click OK.
๐ธ เคธेเคฒ เคुเคจें, Ctrl+K เคฆเคฌाเคं, เคเคก्เคฐेเคธ เคฌॉเค्เคธ เคฎें เคชเคคा เคฒिเคें เคเคฐ OK เคชเคฐ เค्เคฒिเค เคเคฐें।
❓ 6. How to add Header and Footer?
๐น Go to the Insert tab, click Header & Footer in the Text group, and type your content.
๐ธ Insert เคैเคฌ เคชเคฐ เคाเคं, Text เค्เคฐुเคช เคฎें Header & Footer เคชเคฐ เค्เคฒिเค เคเคฐें เคเคฐ เค
เคชเคจा เคंเคेंเค เคฒिเคें।
❓ 7. How to insert Symbols?
๐น Go to the Insert tab, click Symbol in the Symbols group, select the character, and click Insert.
๐ธ Insert เคैเคฌ เคชเคฐ เคाเคं, Symbols เค्เคฐुเคช เคฎें Symbol เคชเคฐ เค्เคฒिเค เคเคฐें, เค
เค्เคทเคฐ เคुเคจें เคเคฐ Insert เคชเคฐ เค्เคฒिเค เคเคฐें।
๐ Part 4: Page Layout Tab
❓ 1. How to set Margins?
๐น Go to the Page Layout tab, click Margins, and select a margin type or set Custom Margins.
๐ธ Page Layout เคैเคฌ เคชเคฐ เคाเคं, Margins เคชเคฐ เค्เคฒिเค เคเคฐें เคเคฐ เคฎाเคฐ्เคिเคจ เคช्เคฐเคाเคฐ เคुเคจें เคฏा Custom Margins เคธेเค เคเคฐें।
❓ 2. How to change Orientation (Portrait or Landscape)?
๐น Go to the Page Layout tab, click Orientation, and select Portrait or Landscape.
๐ธ Page Layout เคैเคฌ เคชเคฐ เคाเคं, Orientation เคชเคฐ เค्เคฒिเค เคเคฐें เคเคฐ Portrait เคฏा Landscape เคुเคจें।
❓ 3. How to set Print Area?
๐น Select the cells, go to the Page Layout tab, click Print Area, and select Set Print Area.
๐ธ เคธेเคฒ เคुเคจें, Page Layout เคैเคฌ เคชเคฐ เคाเคं, Print Area เคชเคฐ เค्เคฒिเค เคเคฐें เคเคฐ Set Print Area เคुเคจें।
❓ 4. How to use Print Titles to repeat headers on every page?
๐น Go to the Page Layout tab, click Print Titles, and in the Sheet tab, select rows to repeat at the top.
๐ธ Page Layout เคैเคฌ เคชเคฐ เคाเคं, Print Titles เคชเคฐ เค्เคฒिเค เคเคฐें เคเคฐ Sheet เคैเคฌ เคฎें, เคเคชเคฐ เคฐिเคชीเค เคเคฐเคจे เคे เคฒिเค เคฐो เคुเคจें।
๐งฎ Part 5: Formulas & Data Tab
❓ 1. How to use basic arithmetic formulas (+, -, *, /)?
๐น Type the = sign in the cell, click the first cell, add the operator, click the second cell, and press Enter.
๐ธ เคธेเคฒ เคฎें = เคธाเคเคจ เคाเคเคช เคเคฐें, เคชเคนเคฒी เคธेเคฒ เคชเคฐ เค्เคฒिเค เคเคฐें, เคเคชเคฐेเคเคฐ เคोเคก़ें, เคฆूเคธเคฐी เคธेเคฒ เคชเคฐ เค्เคฒिเค เคเคฐें เคเคฐ Enter เคฆเคฌाเคं।
❓ 2. How to use SUM, AVERAGE, MIN, MAX functions?
๐น Type =SUM(range), =AVERAGE(range), =MIN(range), or =MAX(range) in the cell and press Enter.
๐ธ เคธेเคฒ เคฎें =SUM(range), =AVERAGE(range), =MIN(range), เคฏा =MAX(range) เคाเคเคช เคเคฐें เคเคฐ Enter เคฆเคฌाเคं।
❓ 3. How to use the IF function?
๐น Type =IF(logical_test, value_if_true, value_if_false) in the cell and press Enter.
๐ธ เคธेเคฒ เคฎें =IF(logical_test, value_if_true, value_if_false) เคाเคเคช เคเคฐें เคเคฐ Enter เคฆเคฌाเคं।
❓ 4. How to use VLOOKUP?
๐น Type =VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num, [range_lookup]) and press Enter.
๐ธ เคธेเคฒ เคฎें =VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num, [range_lookup]) เคाเคเคช เคเคฐें เคเคฐ Enter เคฆเคฌाเคं।
❓ 5. How to remove duplicates from data?
๐น Select data, go to the Data tab, and click Remove Duplicates in the Data Tools group.
๐ธ เคกेเคा เคुเคจें, Data เคैเคฌ เคชเคฐ เคाเคं เคเคฐ Data Tools เค्เคฐुเคช เคฎें Remove Duplicates เคชเคฐ เค्เคฒिเค เคเคฐें।
❓ 6. How to use Data Validation?
๐น Select cells, go to the Data tab, click Data Validation, and set your criteria.
๐ธ เคธेเคฒ เคुเคจें, Data เคैเคฌ เคชเคฐ เคाเคं, Data Validation เคชเคฐ เค्เคฒिเค เคเคฐें เคเคฐ เค
เคชเคจा เคฎाเคชเคฆंเคก เคธेเค เคเคฐें।
❓ 7. How to use COUNT and COUNTA functions?
๐น Use =COUNT(range) to count numbers and =COUNTA(range) to count all non-empty cells.
๐ธ เคจंเคฌเคฐों เคो เคिเคจเคจे เคे เคฒिเค =COUNT(range) เคเคฐ เคाเคฒी เคจ เคนोเคจे เคตाเคฒी เคธเคญी เคธेเคฒ्เคธ เคो เคिเคจเคจे เคे เคฒिเค =COUNTA(range) เคा เคเคชเคฏोเค เคเคฐें।
❓ 8. How to use Text to Columns?
๐น Select the cell, go to the Data tab, click Text to Columns, and follow the wizard to split cell data into multiple columns.
๐ธ เคธेเคฒ เคुเคจें, Data เคैเคฌ เคชเคฐ เคाเคं, Text to Columns เคชเคฐ เค्เคฒिเค เคเคฐें, เคเคฐ เคกेเคा เคो เค
เคฒเค-เค
เคฒเค เคॉเคฒเคฎ เคฎें เคฌांเคเคจे เคे เคฒिเค เคตिเคाเคฐ्เคก เคा เคชाเคฒเคจ เคเคฐें।
๐️ Part 6: View Tab
❓ 1. How to switch between Normal, Page Break Preview, and Page Layout views?
๐น Go to the View tab and select the desired view mode in the Workbook Views group.
๐ธ View เคैเคฌ เคชเคฐ เคाเคं เคเคฐ Workbook Views เค्เคฐुเคช เคฎें เคฎเคจเคाเคนा เคต्เคฏू เคฎोเคก เคुเคจें।
❓ 2. How to Freeze Panes (Rows/Columns)?
๐น Select the cell below the row or to the right of the column to freeze, go to the View tab, click Freeze Panes, and select Freeze Panes.
๐ธ เคซ्เคฐीเค เคเคฐเคจे เคे เคฒिเค เคฐो เคे เคจीเคे เคฏा เคॉเคฒเคฎ เคे เคฆाเคं เคเคฐ เคी เคธेเคฒ เคुเคจें, View เคैเคฌ เคชเคฐ เคाเคं, Freeze Panes เคชเคฐ เค्เคฒिเค เคเคฐें เคเคฐ Freeze Panes เคुเคจें।
❓ 3. How to show or hide Gridlines and Headings?
๐น Go to the View tab and check or uncheck Gridlines or Headings in the Show group.
๐ธ View เคैเคฌ เคชเคฐ เคाเคं เคเคฐ Show เค्เคฐुเคช เคฎें Gridlines เคฏा Headings เคो เคेเค เคฏा เค
เคจเคेเค เคเคฐें।
❓ 4. How to Zoom in and Zoom out?
๐น Go to the View tab, click Zoom in the Zoom group, select the percentage, and click OK.
๐ธ View เคैเคฌ เคชเคฐ เคाเคं, Zoom เค्เคฐुเคช เคฎें Zoom เคชเคฐ เค्เคฒिเค เคเคฐें, เคช्เคฐเคคिเคถเคค เคुเคจें เคเคฐ OK เคชเคฐ เค्เคฒिเค เคเคฐें।
๐ Part 7: Worksheet Management
❓ 1. How to rename, insert, delete, or move a sheet?
๐น Right-click on the sheet tab at the bottom, select Rename, Insert, Delete, or Move/Copy as needed.
๐ธ เคจीเคे เคถीเค เคैเคฌ เคชเคฐ เคฐाเคเค-เค्เคฒिเค เคเคฐें, เคเคฐ เค़เคฐूเคฐเคค เคे เค
เคจुเคธाเคฐ Rename, Insert, Delete, เคฏा Move/Copy เคुเคจें।
๐ก️ Part 8: Review Tab
❓ 1. How to protect a Sheet or Workbook?
๐น Go to the Review tab, click Protect Sheet or Protect Workbook, and set a password.
๐ธ Review เคैเคฌ เคชเคฐ เคाเคं, Protect Sheet เคฏा Protect Workbook เคชเคฐ เค्เคฒिเค เคเคฐें, เคเคฐ เคชाเคธเคตเคฐ्เคก เคธेเค เคเคฐें।